Skilmálar

1. Um skilmálana

Þessir skilmálar eru samningur milli Einyrkinns og fyrirtækisins sem notar hann: einyrkja eða einkahlutafélags eins manns. Sá sem stofnar aðgang samþykkir þá fyrir hönd fyrirtækisins. Ef íslenska og enska útgáfan stangast á gildir sú íslenska.

2. Hvað Einyrkinn gerir

Einyrkinn gefur út reikninga og kreditreikninga, skráir kostnað og fylgiskjöl hans og sýnir virðisaukaskattinn fyrir hvert VSK-tímabil. Hann er ekki bókhaldskerfi. Hann heldur ekki tvíhliða bókhald, skilar engu til Skattsins og þekkir engan skatt annan en virðisaukaskatt. Fyrirtækið ber áfram ábyrgð á bókhaldi sínu, virðisaukaskattsskýrslum og öðrum sköttum.

3. Aðgangurinn þinn

Haltu lykilorðinu þínu fyrir þig. Þú berð ábyrgð á því sem gert er í gegnum aðganginn og á því að upplýsingarnar sem þú gefur um fyrirtækið séu réttar.

4. Útgefnum reikningum er aldrei breytt

Útgefnum reikningi eða kreditreikningi verður ekki breytt og honum verður ekki eytt einum og sér á meðan Einyrkinn geymir gögn fyrirtækisins. Mistök eru leiðrétt með kreditreikningi. Reikningsnúmer eru gefin út í órofinni röð.

5. Gögnin eru eign fyrirtækisins

Allt sem fyrirtækið skráir í Einyrkinn er þess eigið. Þú getur hvenær sem er sótt heildarafrit af því í Stillingum.

6. Einyrkinn vinnur persónuupplýsingar fyrir hönd fyrirtækisins

Gögn fyrirtækisins innihalda persónuupplýsingar um annað fólk, til dæmis viðskiptavin sem er einstaklingur. Um þær upplýsingar er fyrirtækið ábyrgðaraðili og Einyrkinn vinnsluaðili þess, samkvæmt 28. gr. almennu persónuverndarreglugerðarinnar eins og hún var lögfest með lögum nr. 90/2018. Vinnslan stendur á meðan aðgangurinn er til. Hún nær til nafna, kennitalna, heimilisfanga, netfanga og símanúmera viðskiptavina, þess sem þeim var selt og hvað þeir greiddu, og fólks sem nefnt er á fylgiskjölum. Einyrkinn:

• vinnur upplýsingarnar eingöngu til að veita þjónustuna sem skilmálarnir lýsa. Skilmálarnir og notkun fyrirtækisins á þjónustunni eru skjalfest fyrirmæli þess, þar á meðal um flutning út fyrir EES. Einyrkinn lætur fyrirtækið vita ef hann telur að fyrirmæli brjóti gegn persónuverndarlögum;
• tryggir að allir sem hann veitir heimild til vinnslunnar séu bundnir trúnaði;
• verndar upplýsingarnar með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum samkvæmt 32. gr., þar á meðal dulkóðun í flutningi og dulkóðuðum afritum utan hýsingaraðila;
• notar aðeins þá undirvinnsluaðila sem taldir eru upp í persónuverndarstefnunni, bindur hvern þeirra með samningi sömu skyldum og ber ábyrgð á þeim. Einyrkinn lætur fyrirtækið vita áður en hann bætir nýjum við eða skiptir einum út, svo það geti andmælt og lokað aðganginum ef það fellst ekki á breytinguna;
• bregst ekki sjálfur við beiðni hins skráða sem berst honum, til dæmis þegar viðskiptavinur biður um að upplýsingum um sig sé eytt, heldur framsendir hana til fyrirtækisins og aðstoðar það við að svara henni. Fyrirtækið ákveður, því það kann að vera skylt að geyma gögnin;
• aðstoðar fyrirtækið við að uppfylla skyldur sínar samkvæmt 32.–36. gr. og tilkynnir því án ótilhlýðilegrar tafar eftir að hann verður var við öryggisbrest sem snertir gögn þess;
• skilar upplýsingunum í heildarafritinu þegar aðgangi er lokað og eyðir þeim síðan, eins og 8. liður lýsir;
• veitir þær upplýsingar sem þarf til að sýna að hann uppfylli þessar skyldur, og gerir fyrirtækinu eða endurskoðanda sem það tilnefnir kleift að gera úttektir og leggur sitt af mörkum til þeirra, með hæfilegum fyrirvara.

Um upplýsingarnar sem Einyrkinn þarf til að reka aðganginn sjálfan, svo sem innskráningu, öryggi og áskriftargjöld, er Einyrkinn ábyrgðaraðili. Persónuverndarstefnan lýsir þeim.

7. Óvirkur aðgangur er geymdur

Einyrkinn lokar ekki aðgangi vegna notkunarleysis. Óvirkur aðgangur og allt sem í honum er er geymt á meðan aðgangurinn er til. Aðgangurinn jafngildir fyrirmælum fyrirtækisins um að geyma gögnin.

8. Þegar aðgangi er lokað

Varslan færist til þín. Áður en þú lokar sækir þú heildarafritið og staðfestir að þú hafir það. Samkvæmt lögum um bókhald ber fyrirtæki almennt að geyma bókhaldsgögn í sjö ár frá lokum reikningsárs. Sú skylda hvílir á fyrirtækinu og fellur ekki niður við lokun. Frá því að aðganginum er lokað berð þú, og enginn annar, ábyrgð á að geyma afritið.

Eyðingin er óafturkræf. Þegar þú staðfestir lýkur aðgangi þínum strax og Einyrkinn eyðir aðganginum og öllum gögnum fyrirtækisins, útgefnum reikningum, kreditreikningum, lokuðum VSK-tímabilum og fylgiskjölum líka. Enginn, Einyrkinn þar með talinn, getur endurheimt þau. Nýr aðgangur sem stofnaður er síðar byrjar tómur.

Staðfesting á lokun. Við lokun færðu slóð, sem birtist á skjánum og er send á netfangið sem þú skráir þig inn með, sem segir hvort eyðingu sé lokið. Hún segir ekkert annað og inniheldur ekkert sem auðkennir þig eða fyrirtækið. Hún rennur út 90 dögum eftir eyðingu. Fram að því geymir Einyrkinn aðeins tætigildi (hash) kóðans í slóðinni og hvenær eyðingu lauk.

Afrit. Einyrkinn geymir afrit í mest 30 daga. Gögn sem eytt er hverfa úr öllum afritum eigi síðar en 30 dögum eftir lokun. Afrit sem endurheimt er á þeim tíma er ekki tekið í notkun á meðan það geymir aðgang sem hefur verið lokað.

Bókhald Einyrkinns sjálfs. Einyrkinn geymir eigin reikninga til fyrirtækisins fyrir áskriftina og upplýsingar um greiðslu þeirra sem eigin bókhaldsgögn, eins lengi og lög skylda Einyrkinn til. Í þeim eru engin af gögnum fyrirtækisins.

9. Við andlát eiganda

Dánarbú einyrkja, eða sá sem hefur heimild fyrir hönd fyrirtækisins, getur fengið heildarafritið í gegnum þjónustuver Einyrkinns gegn staðfestingu á heimildinni, svo sem einkaskiptaleyfi eða skipun skiptastjóra.

10. Aðgengi og ábyrgð

Einyrkinn leitast við að vera alltaf aðgengilegur en getur ekki lofað órofinni þjónustu. Farðu yfir reikning og VSK-tölur áður en þú treystir á þær: Einyrkinn ber ekki ábyrgð á óbeinu tjóni og fyrirtækið ber áfram ábyrgð á því sem það skilar til Skattsins.

11. Breytingar á skilmálunum

Einyrkinn sendir þér tölvupóst minnst 30 dögum áður en breyting sem skiptir þig máli tekur gildi. Ef þú fellst ekki á hana getur þú lokað aðganginum fyrir þann tíma.

12. Lög og varnarþing

Um skilmálana gilda íslensk lög. Ágreiningur sem ekki verður leystur á annan hátt fer fyrir Héraðsdóm Reykjavíkur.